Ratgeber · Planung
Soll-Ist-Vergleich erstellen: Anleitung mit Beispiel für KMU
Von Marcello Frisella · 28.10.2026 · 4 Min. Lesezeit
Kurz beantwortet
Ein Soll-Ist-Vergleich stellt die geplanten Werte (Soll) den tatsächlich erreichten Werten (Ist) gegenüber und berechnet die Abweichung in Euro und Prozent. Sie erstellen ihn in fünf Schritten: Budget je Position und Monat planen, Ist-Werte aus der BWA eintragen, Abweichung je Monat und kumuliert berechnen, jede Abweichung als günstig oder ungünstig bewerten und die wesentlichen Abweichungen analysieren.
Ein Soll-Ist-Vergleich beantwortet die Frage: Liegen wir im Plan, und wenn nicht, wo genau weichen wir ab? Er vergleicht die geplanten Werte mit den tatsächlichen Werten aus der Buchhaltung und macht Abweichungen sichtbar, bevor sie sich über das Jahr aufsummieren.
Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Soll-Ist-Vergleich in fünf Schritten aufbauen, Abweichungen richtig berechnen und bewerten.
Was ein Soll-Ist-Vergleich ist
Der Soll-Ist-Vergleich ist das zentrale Werkzeug der Budgetkontrolle. Er besteht aus drei Größen:
| Größe | Bedeutung | Quelle |
|---|---|---|
| Soll | Geplanter Wert, das Budget | Ihre Jahresplanung |
| Ist | Tatsächlich erreichter Wert | BWA bzw. Buchhaltung |
| Abweichung | Ist minus Soll | Berechnung |
Ohne Budget gibt es keinen Soll-Ist-Vergleich. Wer bisher nur die BWA ablegt, beginnt deshalb mit einer einfachen Jahresplanung.
Soll-Ist-Vergleich erstellen in 5 Schritten
1. Budget je Position und Monat planen
Planen Sie Erlöse und Kosten für jeden Monat des Geschäftsjahres. Gliedern Sie die Positionen wie Ihre BWA, damit Sie die Ist-Werte später direkt übernehmen können:
- Umsatzerlöse (gegebenenfalls nach Produkt- oder Leistungsart getrennt)
- Wareneinsatz bzw. Material
- Personalkosten
- Raumkosten, Fahrzeugkosten, Werbekosten, sonstige Kosten
- Abschreibungen
Saisonale Schwankungen gehören in die Monatsverteilung. Wer den Jahresumsatz einfach durch zwölf teilt, produziert Abweichungen, die keine sind.
2. Ist-Werte aus der BWA übernehmen
Sobald die BWA des Monats vorliegt, tragen Sie die Ist-Werte in das gleiche Raster ein. Achten Sie darauf, dass Soll und Ist gleich abgegrenzt sind: Wenn die Planung Abschreibungen monatlich verteilt, Ihr Steuerberater sie aber erst im Dezember bucht, entsteht eine scheinbare Abweichung.
3. Abweichung berechnen
Für jede Position und jeden Monat:
Absolute Abweichung = Ist − Soll
Relative Abweichung = (Ist − Soll) ÷ Soll
Berechnen Sie beides zusätzlich kumuliert seit Jahresbeginn. Die kumulierte Sicht verhindert Fehlalarme durch einzelne Ausreißermonate.
4. Abweichung bewerten
Ob eine Abweichung gut oder schlecht ist, hängt von der Art der Position ab:
| Position | Ist über Soll | Ist unter Soll |
|---|---|---|
| Erlöse | günstig | ungünstig |
| Kosten | ungünstig | günstig |
Diese Regel klingt banal, wird in selbstgebauten Tabellen aber häufig falsch umgesetzt: Ein einfaches Vorzeichen reicht nicht, die Bewertung muss die Positionsart kennen.
5. Wesentliche Abweichungen analysieren
Nicht jede Abweichung verdient eine Analyse. Definieren Sie eine Schwelle, zum Beispiel mehr als 10 % oder mehr als 1.000 €. Für jede Abweichung über der Schwelle klären Sie drei Fragen:
- Ursache: Mengeneffekt, Preiseffekt, Zeitverschiebung oder Planungsfehler?
- Dauer: Einmaliger Effekt oder dauerhafte Entwicklung?
- Maßnahme: Gegensteuern, Budget anpassen oder bewusst akzeptieren?
Rechenbeispiel: Soll-Ist-Vergleich für September
Ein kleines Unternehmen mit Produktverkauf und Dienstleistungen hat für September folgendes Budget und folgende Ist-Werte aus der BWA:
| Position | Soll Sep | Ist Sep | Abw. € | Abw. % | Bewertung |
|---|---|---|---|---|---|
| Umsatz Produkte | 42.000 | 45.740 | +3.740 | +8,9 % | günstig |
| Wareneinsatz | 16.000 | 15.720 | −280 | −1,8 % | günstig |
| Summe Erlöse | 54.500 | 58.370 | +3.870 | +7,1 % | günstig |
| Summe Kosten | 43.800 | 44.970 | +1.170 | +2,7 % | ungünstig |
| Ergebnis | 10.700 | 13.400 | +2.700 | +25,2 % | günstig |
Und kumuliert von Januar bis September:
| Position | Soll kum. | Ist kum. | Abw. € | Abw. % |
|---|---|---|---|---|
| Summe Erlöse | 460.500 | 465.330 | +4.830 | +1,0 % |
| Summe Kosten | 382.500 | 382.990 | +490 | +0,1 % |
| Ergebnis | 78.000 | 82.340 | +4.340 | +5,6 % |
Interpretation: Der September war deutlich besser als geplant, getrieben durch den Produktumsatz. Die Kosten liegen im Monat 2,7 % über Plan, kumuliert aber praktisch im Budget. Bemerkenswert: Der Wareneinsatz ist trotz höherem Umsatz gesunken. Das kann eine bessere Marge bedeuten, aber auch eine Abgrenzungsfrage (Ware verkauft, Rechnung des Lieferanten noch nicht gebucht). Genau solche Fragen sollte die Analyse klären.
Typische Fehler beim Soll-Ist-Vergleich
- Unrealistisches Budget. Ein Plan, der von Anfang an nicht erreichbar ist, erzeugt nur rote Zahlen und wird ignoriert.
- Jahreswert durch zwölf geteilt. Saisonale Unternehmen sehen dann jeden Monat falsche Abweichungen.
- Unterschiedliche Abgrenzung. Soll und Ist müssen nach denselben Regeln gebucht sein.
- Bewertung nur nach Vorzeichen. Mehr Kosten sind ungünstig, mehr Erlöse günstig. Die Tabelle muss das unterscheiden.
- Nur auf den Monat schauen. Erst die kumulierte Sicht zeigt, ob das Jahr insgesamt im Plan liegt.
- Keine Konsequenz. Ein Soll-Ist-Vergleich ohne Maßnahmen ist ein Bericht, kein Controlling.
Soll-Ist-Vergleich mit Excel-Vorlage
Den Vergleich können Sie in Excel selbst aufbauen. Aufwendig sind die Monatsauswahl, die kumulierten Summen und die richtige Bewertung je Positionsart. Unsere Budgetplanung mit Soll-Ist-Vergleich enthält Plan, Ist und Auswertung bereits fertig verknüpft: Monat per Dropdown wählen, Abweichungen in Euro und Prozent ablesen, Bewertung automatisch. Das Rechenbeispiel oben stammt aus den Beispieldaten der Vorlage. Für die Übersicht der wichtigsten Kennzahlen über alle Monate eignet sich ergänzend das KPI-Dashboard.
Häufige Fragen
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?
Ein Controlling-Instrument, das geplante Werte (Soll, Budget) mit den tatsächlichen Werten (Ist) vergleicht. Die Differenz heißt Abweichung und zeigt, wo das Unternehmen besser oder schlechter als geplant liegt.
Wie berechnet man die Abweichung im Soll-Ist-Vergleich?
Absolute Abweichung = Ist minus Soll. Relative Abweichung = (Ist minus Soll) geteilt durch Soll. Bei Kosten ist eine positive Abweichung ungünstig, bei Erlösen günstig.
Ab welcher Abweichung muss man reagieren?
Eine verbreitete Praxisregel: Abweichungen über 10 Prozent oder über einem festen Eurobetrag klären. Die Schwelle hängt von der Größe der Position ab; bei kleinen Positionen sind 10 Prozent oft nur wenige Euro.
Woher kommen die Ist-Werte?
In kleinen und mittleren Unternehmen meist aus der monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) des Steuerberaters, etwa der DATEV-BWA. Die Positionen der Planung sollten deshalb wie die BWA gegliedert sein.
Was ist der Unterschied zwischen Monats- und kumulierter Abweichung?
Die Monatsabweichung betrachtet nur einen Monat. Die kumulierte Abweichung summiert alle Monate seit Jahresbeginn und zeigt, ob man insgesamt im Plan liegt, auch wenn einzelne Monate schwanken.