Ratgeber · Planung
BWA richtig lesen: Aufbau, Kennzahlen und Warnsignale
Von Marcello Frisella · 01.11.2026 · 5 Min. Lesezeit
Kurz beantwortet
Die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) zeigt monatlich und kumuliert, was das Unternehmen umgesetzt, ausgegeben und verdient hat. Man liest sie von oben nach unten: Gesamtleistung, Rohertrag, Kosten, Betriebsergebnis, vorläufiges Ergebnis. Aussagekräftig wird sie erst durch die Prozentspalten, den kumulierten Wert und einen Vergleich mit Plan oder Vorjahr; einzelne Monate sind durch Einkaufszeitpunkte, fehlende Bestandsveränderungen und Einmalzahlungen oft verzerrt.
Eine BWA richtig zu lesen heißt, sie von oben nach unten zu verfolgen und dabei drei Fragen zu stellen: Wie viel wurde umgesetzt? Was blieb nach Material und Ware übrig? Was blieb nach allen Kosten? Die meisten Unternehmer schauen nur auf die letzte Zeile. Dabei steckt die eigentliche Information in den Prozentspalten und im Vergleich mit Plan oder Vorjahr.
Dieser Artikel erklärt den Aufbau der üblichen DATEV-BWA (Kurzfristige Erfolgsrechnung), zeigt ein Beispiel und nennt die Verzerrungen, auf die Sie achten müssen. Die Bezeichnungen können je nach Kanzlei und Kontenrahmen leicht abweichen.
Der Aufbau der BWA
Die Standard-BWA führt in festen Stufen von der Leistung zum Ergebnis:
| Zeile | Bedeutung |
|---|---|
| Umsatzerlöse | Netto-Erlöse aus Verkauf und Leistungen |
| ± Bestandsveränderungen | fertige und unfertige Erzeugnisse, Projekte in Arbeit |
| + aktivierte Eigenleistungen | selbst erstellte Anlagen |
| = Gesamtleistung | Bezugsgröße für fast alle Prozentwerte |
| − Material- / Wareneinkauf | Wareneinsatz und Fremdleistungen |
| = Rohertrag | was nach Material und Ware übrig bleibt |
| + sonstige betriebliche Erlöse | z. B. Sachbezüge, Erstattungen |
| = betrieblicher Rohertrag | |
| − Kostenarten | Personal, Raum, Fahrzeuge, Werbung, Abschreibungen, sonstige Kosten |
| = Betriebsergebnis | Ergebnis der Geschäftstätigkeit |
| ± neutraler Aufwand und Ertrag | Zinsen, Anlagenverkäufe, Periodenfremdes |
| = Ergebnis vor Steuern | |
| − Steuern vom Einkommen und Ertrag | bei Kapitalgesellschaften |
| = vorläufiges Ergebnis |
Neben jedem Wert stehen Prozentspalten, typischerweise in Prozent der Gesamtleistung, in Prozent der Gesamtkosten und im Verhältnis zu den Personalkosten, einmal für den Monat und einmal kumuliert seit Jahresbeginn.
Beispiel: Eine Monats-BWA
Ein Handwerksbetrieb mit 14 Mitarbeitenden erhält die BWA für September:
| Position | September | % Gesamtleistung |
|---|---|---|
| Gesamtleistung | 118.000 € | 100,0 % |
| Material- / Wareneinkauf | 50.150 € | 42,5 % |
| Rohertrag | 67.850 € | 57,5 % |
| sonstige betriebliche Erlöse | 1.200 € | 1,0 % |
| betrieblicher Rohertrag | 69.050 € | 58,5 % |
| Personalkosten | 38.500 € | 32,6 % |
| Raumkosten | 4.800 € | 4,1 % |
| Fahrzeugkosten | 2.600 € | 2,2 % |
| Werbe- und Reisekosten | 1.900 € | 1,6 % |
| Abschreibungen | 2.500 € | 2,1 % |
| Reparatur, Versicherungen, Steuern, Sonstiges | 7.150 € | 6,1 % |
| Gesamtkosten | 57.450 € | 48,7 % |
| Betriebsergebnis | 11.600 € | 9,8 % |
| Zinsaufwand | 900 € | 0,8 % |
| Ergebnis vor Steuern | 10.700 € | 9,1 % |
Auf den ersten Blick ein guter Monat. Ob er wirklich gut ist, zeigt erst der Vergleich.
In 5 Schritten lesen
1. Kumuliert vor Monat. Lesen Sie zuerst die kumulierte Spalte. Ein Einzelmonat ist durch Einkaufstermine, Urlaub oder eine große Schlussrechnung verzerrt. Der Wert von Januar bis September glättet das.
2. Gesamtleistung gegen Plan. Liegt die Leistung über oder unter dem, was Sie erwartet haben? Ohne Plan bleibt nur das Vorjahr. Den monatlichen Abgleich mit einem Budget zeigt der Ratgeber Soll-Ist-Vergleich erstellen.
3. Rohertragsquote prüfen. Im Beispiel 57,5 %. Sinkt sie über mehrere Monate, steigen Einkaufspreise schneller als Ihre Preise oder Rabatte fressen die Marge. Details im Ratgeber Rohertragsquote berechnen.
4. Die großen Kostenblöcke in Prozent. Personalkosten sind in fast jedem kleinen Unternehmen der größte Block, hier 32,6 % der Gesamtleistung. Schauen Sie auf die Veränderung, nicht auf den absoluten Wert: Steigt die Quote, wächst das Team schneller als die Leistung.
5. Ergebnis auf Verzerrungen prüfen. Bevor Sie sich über das Ergebnis freuen oder ärgern, prüfen Sie die Punkte im nächsten Abschnitt.
Typische Verzerrungen in der BWA
- Fehlende Bestandsveränderungen. Wird Ware oder Material beim Einkauf als Aufwand gebucht und der Bestand erst zum Jahresende erfasst, sieht ein Monat mit großem Einkauf schlecht aus und der nächste zu gut. Gleiches gilt für halbfertige Aufträge im Handwerk.
- Abschreibungen nicht monatlich gebucht. Manche Kanzleien buchen Abschreibungen erst im Jahresabschluss. Dann ist jeder Monat zu gut und das Jahresende eine unangenehme Überraschung. Fragen Sie nach, ob monatlich ein Zwölftel gebucht wird.
- Einmalzahlungen. Versicherungen, Kfz-Steuer, Beiträge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld fallen in einem Monat an, gehören aber zum ganzen Jahr.
- Umsatz nach Rechnungsdatum. Eine große Schlussrechnung macht einen Monat stark, obwohl die Arbeit über drei Monate lief.
- Ergebnis ist nicht gleich Geld. Ein gutes Ergebnis sagt nichts darüber, ob das Konto reicht. Forderungen, Tilgung, Investitionen und Steuern stehen nicht oder anders in der BWA. Dafür braucht es eine Liquiditätsplanung.
Warnsignale, bei denen Sie reagieren sollten
| Signal | Mögliche Ursache |
|---|---|
| Rohertragsquote sinkt drei Monate in Folge | Einkaufspreise, Rabatte, Sortiment |
| Personalkostenquote steigt bei gleicher Leistung | Auslastung sinkt, Stellen vor dem Umsatz besetzt |
| Kumuliertes Betriebsergebnis negativ | Kosten passen nicht zur Leistung |
| Leistung deutlich unter Plan, Kosten im Plan | Fixkosten zu hoch für das aktuelle Geschäft |
| Zinsaufwand steigt | Kontokorrent dauerhaft genutzt |
Wichtig ist, aus der BWA eine Handlung abzuleiten: Preise prüfen, Einkauf verhandeln, Einstellungen verschieben, mit dem Steuerberater über Abgrenzungen sprechen.
Mit Plan wird die BWA nützlich
Ohne Plan beantwortet die BWA nur die Frage „was war?“. Mit einem Budget beantwortet sie „liegen wir richtig?“. Die Vorlage Budgetplanung mit Soll-Ist-Vergleich ist nach der Gliederung der DATEV-BWA aufgebaut: Sie übertragen jeden Monat die Ist-Werte aus der BWA, die Vorlage zeigt Abweichungen in Euro und Prozent mit Ampel, getrennt nach Erlösen und Kosten, monatlich und kumuliert. Wer die wichtigsten Quoten auf einer Seite sehen will, nutzt zusätzlich das KPI-Dashboard.
Dieser Artikel ersetzt keine Beratung. Fragen zu einzelnen Buchungen und Abgrenzungen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Betriebsergebnis und vorläufigem Ergebnis?
Das Betriebsergebnis zeigt das Ergebnis aus der eigentlichen Geschäftstätigkeit. Das vorläufige Ergebnis berücksichtigt zusätzlich neutrale Posten wie Zinsen und außerordentliche Erträge sowie ggf. Ertragsteuern. Vorläufig heißt es, weil Abschlussbuchungen wie Bestandsveränderungen oder Rückstellungen oft erst zum Jahresende gebucht werden.
Warum schwankt der Rohertrag in der BWA so stark?
Weil Wareneinkäufe häufig als Aufwand im Monat der Rechnung gebucht werden, unabhängig davon, wann die Ware verkauft wird. Ohne monatliche Bestandsveränderung wirkt ein Monat mit großem Einkauf schlecht und der Folgemonat zu gut.
Ist die BWA dasselbe wie die Gewinn- und Verlustrechnung?
Inhaltlich ähnlich, aber die BWA ist eine unterjährige Auswertung der laufenden Buchhaltung und nicht abschließend. Die GuV im Jahresabschluss enthält alle Abschlussbuchungen und kann deutlich abweichen.
Wie oft sollte ich die BWA lesen?
Jeden Monat, sobald der Steuerberater sie liefert. Zehn Minuten mit festem Ablauf reichen, wenn Sie Plan- oder Vorjahreswerte zum Vergleich haben.